Tungle.me est une application en ligne gratuite, permettant à plusieurs personnes de convenir efficacement d’un rendez-vous sur une interface commune, synchronisable avec les agendas électroniques. Tungle.me pourrait régler plusieurs problèmes de gestion de calendrier dans votre entreprise. Regardons ensemble si elle pourrait vous convenir et pourquoi.

Pourquoi Tungle.me ?

Dire qu’un rendez-vous a été pris suppose essentiellement trois choses :

• Chaque participant a communiqué ses disponibilités;
• Les disponibilités de tous les participants concordent (un lieu, un jour, une heure et une durée);
• Le rendez-vous apparaît dans tous les agendas;

Or nous savons comment il est possible de perdre du temps à rassembler toutes ces informations. Tungle.me propose de rendre plus efficace ce processus informatif et décisionnel, en réduisant les actions à l’essentiel. Comment s’y prend-il ?

Ne dépendez plus d’applications ou de comptes que plusieurs participants n’ont souvent pas.

Les informations sont centralisées sur une même interface, puis redistribuées (courriels d’état du processus, synchronisation des agendas). Vous ne dépendez donc pas de systèmes propres à une organisation ou de logiciels que d’autres participants peuvent ne pas avoir (MS Outlook, MS Exchange, Novell, Oracle, etc.).

Il suffit qu’un seul des participants soit titulaire d’un compte sur Tungle.me pour planifier un rendez-vous. Les autres participants n’auront pas à créer de compte ou à télécharger d’application. Seule la validité de leur courriel sera vérifiée s’ils souhaitent vous proposer un rendez-vous depuis la page publique de votre compte.

Gagnez du temps.

Avec Tungle.me, vous partagez vos disponibilités en un seul lieu, une seule fois. Vous n’avez plus à explorer votre agenda pour trouver vos propres disponibilités. La communication de votre disponibilité se fait par simple consultation de votre page publique, dont l’adresse est du type http://tungle.me/[votre identifiant] (L’existence de cette adresse suppose d’avoir créé un compte. Pour des raisons de confidentialité, aucun détail de vos activités n’est indiqué sur cette page. Seulement vos disponibilités). Vous pouvez être l’initiateur du rendez-vous, et donner l’initiative d’un rendez-vous à ceux qui consulteront vos disponibilités.

Tungle.me vous permet de proposer plusieurs plages horaires dès le début du processus, augmentant ainsi vos chances de convenir du rendez-vous rapidement. Toute l’information utile est transmise une fois, généralement sans avoir à y passer du temps à nouveau.

Les fuseaux horaires sont considérés, ce qui permet d’éviter bien des malentendus quand les invités ne vivent pas dans les mêmes pays, états (USA) ou provinces (Canada).

En synchronisant votre agenda avec Tungle.me, vous accélérez encore le processus car vous vous épargnez de saisir, dans votre agenda, les rendez-vous convenus. Le risque d’erreur de saisie est supprimé. Il vous suffit donc de gérer normalement votre agenda pour que l’on sache si vous êtes disponible ou non. Et de laisser Tungle.me faire le reste pour qu’un rendez-vous soit inséré. Plusieurs solutions gratuites de synchronisation avec les agendas sont offertes : MS Outlook, Apple iCal et entourage, Google Calendar et Google Apps, Lotus Note, Blackberry.

Tungle.me ne demande que ce qui est utile à l’objectif que vous voulez atteindre (convenir d’un rendez-vous) au moment nécessaire, particulièrement la disponibilité dans le temps et quelques informations personnelles pour l’identification du participant (nom, prénom, courriel). À moins de rencontrer une difficulté pour faire concorder toutes les disponibilités, les parties de ping-pong de courriels et d’appels téléphoniques entre participants sont terminées : vous gagnez beaucoup de temps, surtout si vous organisez le rendez-vous !

Enfin, ce qui peut être automatisé est automatisé : La concordance de disponibilités est détectée automatiquement ; chaque rendez-vous pris peut être directement inscrit à l’agenda par l’application (La synchronisation des agendas n’est offerte qu’aux titulaires de comptes, les non inscrits pourront toutefois s’organiser avec les courriels qu’ils recevront).

Chaque invité fait la part qui lui revient.

Chaque invité est conscient de ce qu’il doit faire et du délai pour le faire : lorsqu’un rendez-vous est proposé, il reçoit un courriel l’invitant à consulter une page sur Tungle.me. Il pourra y prendre connaissance des plages horaires proposées et devra renseigner ses propres disponibilités. Son intervention se fera visuellement dans l’agenda commun de l’application, en sélectionnant le jour et l’heure qui lui conviendront le mieux. S’il n’est pas possible de s’entendre sur les jours ou les heures initialement proposés, l’application permet aux participants d’échanger des courriels pour ajuster ces éléments (cette possibilité n’est cependant pas d’une utilisation très intuitive et l’on est tenté de recourir aux vieilles méthodes : échanges fournis de courriels et d’appels téléphoniques confinant au palabre…)

À qui s’adresse Tungle.me ?

Avant toute chose, Tungle.me s’adresse à ceux qui souhaitent organiser plus simplement des rendez-vous et qui acceptent qu’on puisse leur en proposer depuis une interface publique sans qu’il soit nécessaire au proposant de se créer un compte ou de télécharger une application.

Tungle.me est utile lorsqu’il s’agit de convenir d’un rendez-vous et de l’insérer dans des agendas qui n’appartiennent pas aux mêmes systèmes (compagnies différentes, logiciels différents).

Grâce aux applications spécialement conçue pour iPhone et Blackberry, les travailleurs mobiles pourront planifier des rendez-vous où qu’ils se trouvent.

À qui ne s’adresse pas Tungle.me ?

Tungle.me n’est pas un agenda en ligne. Il lie entre eux les agendas.

Tungle.me est un outil de planification quantitative de rendez-vous (Lieu, jour, heure, durée). L’application ne permet pas de les planifier qualitativement (par ex. : discussions sur l’ordre du jour, échanges de documents de préparation).

On regrettera l’absence de synchronisation avec Windows Mobile et Google Androïd. Pour éviter de saisir les données dans leur agenda, les possesseurs de téléphones utilisant ces systèmes d’exploitation devront passer par les connecteurs de synchronisation disponibles pour les applications de leurs ordinateurs, puis synchroniser ces applications avec leur unité mobile.

Aucune version française n’est proposée pour le moment. Ce qui est très regrettable pour une compagnie Montréalaise.

Si vous ne maîtrisez pas votre agenda ou ne disposez pas de la capacité de le maintenir à jour très régulièrement, il est préférable d’utiliser Tungle.me avec prudence. Vos disponibilités sont accessibles en ligne à tout moment et devront être à jour.

J’aimerais utiliser ce produit, comment faire ?

Pour utiliser Tungle.me avec toutes ses possibilités, il vous suffit de créer un compte. Vous pourrez indiquer les informations de votre profil et paramétrer le comportement de l’application pour prendre un rendez-vous (disponibilités générales, exceptions, exigences aux invités, etc.)

Tungle.me vous permettra alors d’afficher vos disponibilités sur une page publique accessible sur le web, ou à partir de widgets que vous pourrez insérer dans vos proposes outils internet (site web, blogues, courriels). Vous en trouverez un à la fin de cet article !

Notes finales

Et vous?

Connaissiez-vous ou utilisez-vous déjà Tungle.me ? Cette analyse vous a-t-elle permis de mieux comprendre le produit ? Aimeriez-vous que nous analysions une autre application en ligne de prise de rendez-vous ?

On prend un rendez-vous ??!!